物事を決める会議はあなたの身の回りでも良く出くわす事になっているでしょう。
しかし、その会議は果たして有益な会議になっているでしょうか？
会議といえば・・
・会議資料の作成に追われる
・時間になっても始まらない
・読めば分かるのに、書いてあることをそのまま読む
・何人かが居眠りしている
・予定時間を過ぎても会議が終わらない
・結局何が決まったのか分からない（何も決まっていない）
・決まったはずの事が実行されない
こんな会議になっていませんか？
この時間の無駄遣いになってしまっている会議を繰り返していると、予定が遅れ、物事が進まず、時間だけが過ぎていきます。
そして対策として更なる悪手がうたれます。会議を増やすのです。すると、決まらない会議で過ごす無駄な時間と資料作成の業務負担が増えます。
最終的に計画していた内容は没になるか、現場対応で無理やりやりくりしてなんとか計画達成になるかで、質の良いものが実行出来たとは言い難いでしょう。
しかしながら、「今までもそうだった」という悪しき例を見てきたために、こんなレベルの低い状態が通常化してしまっているのでしょう。
では良い会議とはどのような状態でしょうか？
・時間通りに始まり、終わる
・会議が始まる前に、会議の内容・決定事項を全員が把握した状態で始まる
・資料は事前に配布され全員が目を通しているので、説明ではなく議論から話が始まる
・会議出席者全員が発言する
・Kiss or Kill（承認か破棄か）が決まる
・再審議が必要な場合は、意思決定に何が不足しているかが具体的に指摘され、次回会議で決定される
このような会議を繰り返していく事が出来れば会議自体の回数も減らすことが出来、効率の良い企画・運営が行えるでしょう。
ではどのようにすればこのような会議を進めることが出来るのでしょうか？
これには会議に対する意識改革が必要になるため、簡単に改善する事は出来ません。
特に偉い立場の人ほど意識が重要になります。
例えば１０人の会議だったとして、９人が良い会議に対応出来ていたとします。
資料を何も読まずに来た一人が下っ端であれば、残り９人からの冷たい眼差しを会議中受けることになるでしょうが、
一番偉い立場の人間が「早く資料を一から読んで説明せよ」と言ってしまうと・・意味のない会議に戻りことになるでしょう。
そして、どんな内容であれ、新しい事にチャレンジするよりも今までと同じように行動をしたいと心理的に思ってしまうものなのです。
大きな障害にぶつかった時の考え方の一つとして、段階的に改善していく方法があります。
ようは一回で崖をよじ登るのではなく、階段を何段も登る事で崖の上の高さまで登るイメージですね
改善のやり方としては何通りも存在し、あなたへの向き不向きや現状に合う合わないもあると思います。
ですので、一例として参考にしてもらえるとありがたいです。
・そもそも、何故会議の方法を変える必要があるのか？
・具体的に会議で決める内容とは？
・書記役をおいてみよう。
・改善はどのくらい出来ているのか？
そもそも何故会議の方法を変える必要があるのか？
まずはメンバーで今の状態で問題があるのか無いのかを確認しましょう。問題が無いのであれば、今のままでいいわけですね。
ここで注意しないといけないのは、今の状態が当たり前の人にとっては問題点を問題と認識しない事です。
会議で決定事項を決定せず、問題の先送りが常習化している状態であれば問題ですが、負担は決定する側でなく実行する側にしわ寄せがいくわけです。
決定する側は問題意識を持っていない可能性も大いにあります。
少なくとも、誰も問題がないと思っている状態であれば、このような議論にもなるはずがないので、問題を問題だと全員が認識できるような工夫をしておく必要があると思います。
メンバーが現状を認識し、問題があるという共通理解が出来て初めて、どう改善していくかという議論になるので、まずは問題を共有することから始めましょう。
具体的に会議で決める内容とは？
これは会議で決める内容を考えるというよりも、決める内容があるから会議が開かれるべきものです。
といっても”定例会議”としてよくわからずに定まっているものもあるのも現状かと思います。
しかしながら、わざわざメンバーが時間を調整して会議に集まる風習が「ただなんとなく」で始まる事はありません。
「なぜ定例会議が必要になったのか？」を考えてみましょう。少なくとも、定例会議を開こう！と考えた先人達には定例会議は必要だったのですから。
情報共有の機会が必要だったから？顔合わせの機会を作りたかったから？事業を為すにあたって必要な機会だったから？
あなたの状況によって答えは異なるのは当然ですし、継続していくうちに要素が増えていった可能性もあります。
そもそも何故会議を行うかについてが分かってくれば、次に必要な時期についても考えてみましょう。
大きな事業であれば、達成から逆算してスケジュールを組む必要もあるでしょう
例えば夏のイベントを企画するのであれば、春には大まかな企画の概要が決まっているべきでしょう。遅くとも２～３カ月前には外注依頼の見積もり（バスチャーター等）は欲しいですよね。
１カ月前には書面上で運営方法が完成していて案内の発送や当日までの準備の仕上げ作業にかかりたいものです。
そして会議を考えると、実際に動くよりも前に会議で内容の決定・確認をしておくことが必要になります。
現場でハプニングはつきものですから、余裕を持って行動したいものです。後々の遅れを考えると動くのにも早すぎるくらいで丁度良いのかもしれません。
何事も先手で動きましょう。先に話せば「説明」後から話せば「言い訳」ですからね。
書記役をおいてみよう
具体的な会議を行う時に、進行役の手助けになるのが書記役になります。
ただ単に出た意見を書いていくのではなく、今の議題に関係ない話は別の場所に書いて記録したり、時間を書きながら記録することでタイムキーパーの手助けをしたり。
全員の目に留まる記録をとるので、書記が書くものは勝手に全員に伝達される情報を書く人になるのです。腕の見せ所ですね。
いっそのこと進行兼書記でも良いかもしれません。ホワイトボードなら写真で撮って、電子媒体なら記録資料をそのまま議事録として送付出来れば記録と共有の一石二鳥です。
改善はどのくらい出来ているのか？
実際に行動してみて、繰り返していくと大きな問題が出てきます。それはモチベーションが下がってきてしまう事です。
初めは「やるぞ！」と思って取り組んでいても、日が経つにつれて意欲はどうしても下がっていってしまいます。
この対策として、途中経過を数値で分かるように計画段階から盛り込んでいきましょう！
どこまで進めば５０％達成！とか、新しい人の勧誘を目標５人獲得！というように、具体的な数値がある事でどこまで進んだか、あともうひと踏ん張りが出来るようになります。
ただし、高すぎる目標はかえってやる気を失くしてしまうので手が届く範囲の高めで設定するようにしましょう！
会議も結局は目的を達成するための道具でしかありません。
大切なのは「結果何を為したか」であって、より良い方法があるなら悪い方法にこだわり続ける必要はないのではないでしょうか？
